Contrato de protección de datos

1. Quién es quién

El PROVEEDOR es Trino Belmar Belmonte, NIF 72520301J, con domicilio en C/ Pío XII, 5, bajo, 03300 Orihuela (Alicante), España, titular del programa FacturaGesTOTAL RRHH.

El CLIENTE es la empresa, el profesional o la asesoría que usa el programa con su cuenta, o que entra en la versión de demostración.

El PROVEEDOR es una empresa de informática: pone a disposición del CLIENTE un programa de nóminas y recursos humanos y el espacio en el que funciona. No decide qué datos se introducen en él ni para qué se usan.

2. El CLIENTE es el responsable de los datos que introduce

Todos los datos que el CLIENTE introduce en el programa (empresas, trabajadores, contratos, nóminas, bajas médicas, embargos, fichajes, documentos y cualquier otro) son del CLIENTE, que decide qué datos recoge, con qué finalidad y durante cuánto tiempo los conserva. A efectos del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y de la Ley Orgánica 3/2018, el CLIENTE es el RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de esos datos.

Cuando el CLIENTE es una asesoría o un despacho que lleva las nóminas de otras empresas, trata los datos de estas por encargo de ellas: en ese caso el PROVEEDOR actúa como subencargado, y es el CLIENTE quien debe tener firmado con sus propios clientes el contrato que le permite usar este servicio.

Entre esos datos puede haber categorías especiales (salud en las bajas e incapacidades, discapacidad, afiliación sindical por la cuota) y datos de menores o familiares. El CLIENTE es quien debe tener base legal para tratarlos, informar a sus trabajadores, atender sus derechos y limitar el acceso a quien corresponda con los perfiles de usuario del programa.

El CLIENTE es el único responsable de la exactitud, el contenido y la licitud de los datos que introduce y de cumplir sus propias obligaciones laborales, de Seguridad Social, fiscales y de protección de datos.

El PROVEEDOR no revisa ni controla el contenido introducido por el CLIENTE y no responde de él ni del uso que el CLIENTE o sus usuarios hagan del programa. Las nóminas, los cálculos y los ficheros que genera el programa son una ayuda: el CLIENTE debe revisarlos antes de pagarlos o presentarlos.

3. El PROVEEDOR actúa como encargado del tratamiento

En la versión en la nube, los datos del CLIENTE se guardan en servidores contratados por el PROVEEDOR. Por eso, y solo para prestar el servicio (alojar los datos, hacer copias de seguridad, mantener el programa y dar soporte), el PROVEEDOR actúa como ENCARGADO DEL TRATAMIENTO por cuenta del CLIENTE, conforme al artículo 28 del RGPD. Esta aceptación tiene el valor del contrato que exige ese artículo.

El portal del empleado, la aplicación de fichaje, el quiosco y el portal de las empresas clientes forman parte del mismo servicio: los accesos los crea el CLIENTE y lo que en ellos se registra es del CLIENTE.

En la versión de escritorio, los datos se guardan en los equipos del propio CLIENTE y el PROVEEDOR no tiene acceso a ellos, salvo que el CLIENTE se lo facilite expresamente para recibir soporte o active la sincronización con la nube.

Objeto, duración y datos tratados: el tratamiento consiste en el alojamiento y la conservación de los datos mientras dure el servicio. Los datos son los que el CLIENTE introduzca: normalmente datos identificativos, de contacto, laborales, económicos, bancarios, de Seguridad Social y, en su caso, de salud de sus trabajadores.

4. Obligaciones del PROVEEDOR como encargado

Tratar los datos solo siguiendo las instrucciones del CLIENTE, que son las que resultan del uso normal del programa, y no usarlos para fines propios.

Guardar confidencialidad sobre los datos y exigirla a las personas que puedan acceder a ellos para el soporte o el mantenimiento.

Aplicar medidas de seguridad adecuadas: acceso con contraseña cifrada, conexión cifrada (https), separación de los datos de cada cliente y copias de seguridad.

Acceder a los datos del CLIENTE únicamente cuando sea necesario para el mantenimiento del servicio o cuando el CLIENTE lo pida para recibir soporte.

Avisar al CLIENTE, sin dilación indebida, de las violaciones de seguridad de los datos de las que tenga conocimiento.

Ayudar al CLIENTE, en lo que dependa del programa, a atender los derechos de las personas afectadas y a cumplir sus obligaciones.

Al terminar el servicio, permitir al CLIENTE descargar su copia de los datos y borrarlos después, salvo que la ley obligue a conservarlos.

Poner a disposición del CLIENTE la información necesaria para demostrar que se cumplen estas obligaciones.

5. Subencargados

El CLIENTE autoriza al PROVEEDOR a contratar el alojamiento de los servidores y los servicios técnicos necesarios (correo, copias de seguridad) con empresas situadas en la Unión Europea, que quedan sujetas a las mismas obligaciones. El PROVEEDOR informará de quiénes son a petición del CLIENTE.

La asistente Nora (inteligencia artificial) es opcional. Solo cuando el CLIENTE la usa, la pregunta se envía a Google (Gemini), que puede tratarla fuera de la Unión Europea con las garantías previstas en el RGPD. El CLIENTE no debe escribir datos personales de sus trabajadores en el chat.

6. Usuarios y contraseñas

El CLIENTE es responsable de la custodia de sus contraseñas, de los usuarios y accesos que dé de alta (usuarios de la gestión, trabajadores en el portal, quioscos y empresas clientes) y de lo que estos hagan en el programa.

7. Versión de demostración

La demostración es una copia de prueba con datos inventados que se borra al salir o tras dos horas sin actividad. Sirve solo para conocer el programa: el CLIENTE se compromete a no introducir en ella datos personales reales. El PROVEEDOR no conserva ni responde de lo que se introduzca en la demostración.

8. Responsabilidad

Cada parte responde de sus propias obligaciones. El PROVEEDOR responde del funcionamiento del servicio y de las obligaciones de este contrato como encargado; no responde de los datos introducidos por el CLIENTE, de su licitud ni de las consecuencias de su uso, que son responsabilidad exclusiva del CLIENTE.

9. Datos del propio CLIENTE

Los datos de contacto y de facturación del CLIENTE como tal los trata el PROVEEDOR para prestarle el servicio y facturárselo, como se explica en la página de Privacidad y cookies de rrhh.facturagestotal.com.