Das Gesetz, im Programm eingebaut
Ein Bußgeld wegen fehlender Zeiterfassung, ein Zuschlag für verspätet gemeldete Sozialversicherungsbeiträge oder eine Forderung wegen einer falschen Berechnung kosten viel mehr als ein Programm. FacturaGesTOTAL RRHH enthält die arbeits-, sozialversicherungs-, steuer- und datenschutzrechtlichen Pflichten und hält sie aktuell.
| Pflicht | Vorschrift | Wie FacturaGesTOTAL RRHH sie löst |
|---|---|---|
| Arbeitsrecht | ||
| Gehaltsabrechnung | Verordnung ESS/2098/2014 | Abrechnung im amtlichen Muster, mit den Bemessungsgrundlagen und dem Arbeitgeberanteil, als geschütztes PDF oder im Portal mit unterschriebener Empfangsbestätigung. |
| Informationen zum Vertrag und zu seinen Änderungen | RD 723/2026 | Ein Dokument mit allen Vertragsbedingungen vor Arbeitsbeginn, eine Mitteilung bei jeder Änderung von Lohn, Arbeitszeit oder Kategorie, Anfragen der Belegschaft innerhalb von 30 Werktagen und Empfangsbestätigung im Portal. |
| Pflichten nach Unternehmensgröße | LO 3/2007 · Ley 4/2023 · Ley 9/2025 · LPRL | Eine Ansicht mit allem, was das Gesetz jedem Unternehmen je nach Belegschaft vorschreibt (Gleichstellung, Belästigung, LGBTI, Behinderung, nachhaltige Mobilität, Auftragnehmer, Arbeitnehmervertretung), und was fehlt, mit Vorlagen für die Protokolle und dem Entgeltaudit. |
| Arbeitszeiterfassung | Art. 34.9 des Arbeitnehmerstatuts | Unveränderbare tägliche Zeiterfassung (verkettete Fingerabdrücke), begründete Korrekturen, 4 Jahre Aufbewahrung und Monatsaufzeichnung zur Übergabe. |
| Vergütungsregister | RD 902/2020 | Durchschnitte und Mediane nach Geschlecht, Berufsgruppe, Stelle und Lohnart, mit der Lücke und ihrer Begründung. |
| Gleichstellungsplan (Diagnose) | RD 901/2020 · LO 3/2007 | Belegschaft, Einstellung, Beförderung, Weiterbildung, Vereinbarkeit und Vergütung nach Geschlecht, bereit für die Verhandlungskommission. |
| Telearbeit | Gesetz 10/2021 | Telearbeitsvereinbarungen mit Anteil, Ort, Arbeitsmitteln und Kostenerstattung. |
| Unbefristet saisonal Beschäftigte | Art. 16 des Arbeitnehmerstatuts | Einberufungen nach Reihenfolge und Betriebszugehörigkeit, Wiedereintritte und Saisonende. |
| Internes Hinweisgebersystem | Gesetz 2/2023 | Anonymes oder namentliches Hinweisgebersystem, Eingangsbestätigung binnen 7 Tagen, Antwortfrist von 3 Monaten und Register der Meldungen. |
| Arbeitsschutz | Gesetz 31/1995 | Gefährdungsbeurteilung pro Stelle (Methode NTP 330), Ausgabe von PSA mit Empfangsbestätigung, Pflichtschulungen und arbeitsmedizinische Vorsorge. |
| Sozialversicherung | ||
| Beiträge und Abrechnung | LGSS · Jährliche Beitragsverordnung | Bemessungsgrundlagen, Höchstgrenzen, Beitragssätze, MEI und Solidaritätsbeitrag des Jahres; SILTRA-Dateien mit den gezahlten Vergütungsbestandteilen (CRA). |
| Arbeitsunfälle | Beitragstarif (DA 61 LGSS) | Sätze für Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten nach CNAE und Tätigkeit, Unfallmeldungen mit und ohne Arbeitsunfähigkeit. |
| Anmeldung und Verträge | RD 84/1996 · RD 1424/2002 | Anmeldungen, Abmeldungen und Änderungen; Meldung von Verträgen und Verlängerungen. |
| Arbeitsunfähigkeit | RD 625/2014 | Krankheitsfälle mit Bescheinigungen, Bemessungsgrundlage, Zuschüssen und Arbeitgeberdatei. |
| Beitragsermäßigungen | RDL 1/2023 · Gesetz 43/2006 | Katalog der Einstellungsanreize, angewendet bei jeder Beitragsabrechnung. |
| Steuern | ||
| Lohnsteuereinbehalt (IRPF) | Gesetz 35/2006 · RD 439/2007 (Art. 80 bis 88) | Steuersatz nach dem allgemeinen Verfahren berechnet, mit vorhersehbaren variablen Bezügen und Anpassung; Formular 145. |
| Erklärungen | Formulare 111, 190, 216 und 296 | Aus den Abrechnungen erstellt, mit Abstimmung des Einbehaltenen gegenüber dem Erklärten. |
| Datenschutz | ||
| Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten | Art. 30 DSGVO | Bereits beschriebene Personalverarbeitungen (Lohn, Auswahl, Zeiterfassung, arbeitsmedizinische Vorsorge…), bearbeitbar. |
| Sperrung von Daten | Art. 32 LOPDGDD | Sperrung ehemaliger Beschäftigter nach dem Austritt und Anonymisierung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist. |
| Bewerber | DSGVO | Einwilligung für künftige Angebote, Aufbewahrungsfrist und automatische Löschung bei Ablauf. |
Die genannten Vorschriften sind die wichtigsten jeder Pflicht; das Programm folgt ihren Durchführungsbestimmungen und den jährlichen Beitragsverordnungen.
Immer aktuell
Jedes Jahr ändern sich die Mindest- und Höchstbemessungsgrundlagen, die Beitragssätze, der MEI, der Mindestlohn und die Einbehaltstabellen. In FacturaGesTOTAL RRHH stehen diese Daten in den gesetzlichen Tabellen jedes Jahres, die mit den Updates kommen: Sie müssen nichts eintippen, und wird eine Vorschrift spät veröffentlicht (wie bei vielen Beitragsverordnungen), berechnet das Programm die fälligen Nachzahlungen, sobald sie da ist.
Außerdem prüfen wir täglich das Amtsblatt (BOE): Sobald die Beitragsverordnung, das Mindestlohndekret oder eine Änderung der Einkommensteuer (IRPF) veröffentlicht wird, übernehmen wir sie ins Programm, und Nora, die Assistentin, kennt sie ab diesem Moment.
Und nicht nur Zahlen: Die Überwachung meldet auch neue Arbeitsvorschriften, und Nora greift auf den geltenden Text des Arbeitnehmerstatuts, des allgemeinen Sozialversicherungsgesetzes und des übrigen Arbeitsrechts zu, den das Programm jede Woche aus dem BOE herunterlädt.
Und mit Erklärung
Zu wissen, dass die Berechnung stimmt, reicht nicht: Man muss sie erklären können. Jede Zeile der Abrechnung hat ihre Erklärung und jeder Bildschirm seine Hilfe mit der geltenden Vorschrift. Fragt ein Beschäftigter, warum ihm ein bestimmter Prozentsatz einbehalten wird, oder verlangt ein Prüfer die Zeiterfassung, ist die Antwort einen Klick entfernt.
